Digitalisierung mit System

Die Digitalisierung ist im Küchenhandel angekommen. Dennoch arbeiten viele Betriebe an entscheidenden Stellen weiterhin erstaunlich analog. Diese Betriebe sollten aus gleich zwei Gründen handeln: Zum einen müssen Küchenstudios ihre steuerlich relevanten Prozesse vollständig und GoBD-konform dokumentieren. Das Kürzel steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Zum anderen muss jetzt sichergestellt werden, dass die eingesetzte Software den kommenden Anforderungen gewachsen ist. Besonders betrifft das die E-Rechnungen.
Gerade beim Rechnungsausgang wächst der Handlungsdruck. Für Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, also für viele Küchenstudios, endet die allgemeine Übergangsfrist für sonstige Rechnungen bereits zum 31. Dezember 2026. Kleinere Betriebe können sie noch bis Ende 2027 nutzen. Ab 2028 ist die E-Rechnung bei inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich verpflichtend. Darauf sollte allerdings niemand warten. Eine Software, die keine strukturierten E-Rechnungen erzeugen kann, sollte also jetzt ersetzt oder aktualisiert werden, damit zum Stichtag alles reibungslos läuft. Sonst droht Ärger.

Betriebsanleitung für digitale Abläufe
Mit der Digitalisierung wächst nicht nur die Menge der Daten, sondern auch die Notwendigkeit, deren Entstehung nachvollziehbar zu machen. Hier kommt die Verfahrensdokumentation ins Spiel. Sie beschreibt, wie steuerlich relevante Informationen im Unternehmen entstehen, verarbeitet, geprüft, gespeichert und wiedergefunden werden. Vereinfacht gesagt ist sie die Betriebsanleitung für die digitalen Abläufe des Unternehmens.
Und sie ist mehr als eine freiwillige Betriebsanleitung. Die Verfahrensdokumentation ist Bestandteil der GoBD. Die Finanzverwaltung fordert für die steuerlich relevanten DV-Systeme eine nachvollziehbare Dokumentation, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des jeweiligen Verfahrens vollständig und schlüssig hervorgehen. Damit gehört sie zu den Voraussetzungen einer nachvollziehbaren digitalen Buchführung.
Für die Mitarbeitenden sind viele Schritte selbstverständlich. Außenstehende (und oft auch Kollegen) wissen jedoch nicht, wer im Studio eine Eingangsrechnung öffnet, wie sie zur Freigabe gelangt, wer die Zahlung veranlasst oder wie eine stornierte Ausgangsrechnung behandelt wird. Auch das Finanzamt kennt diese Abläufe nicht. Die Verfahrensdokumentation übersetzt die tägliche Routine deshalb in eine nachvollziehbare Beschreibung. Das betrifft nicht nur die Finanzbuchhaltung selbst. Dokumentiert werden müssen die steuerlich relevanten digitalen Prozesse und Systeme, die der Buchführung vor- oder nachgelagert sind. Dazu können im Küchenstudio etwa Planung, Warenwirtschaft, Fakturierung, Kasse, Zahlungsverkehr, Belegarchiv und die Schnittstellen zwischen diesen Anwendungen gehören.

Betriebliche Wirklichkeit abbilden
Eine gute Verfahrensdokumentation bildet den tatsächlichen Ablauf ab. Dazu gehört beispielsweise, wie Kundendaten vom ersten Beratungstermin in die Planung gelangen und wie daraus Angebot, Auftrag und Rechnung entstehen. Beim Rechnungseingang sollte dokumentiert sein, ob Belege per E-Mail, Post oder Portal eintreffen, wer sie sachlich prüft und wie die Freigabe erfolgt. Auch Speicherung, Datensicherung, Zugriffsrechte und Archivierung gehören dazu. Ein weiteres Beispiel ist der Umgang mit Bargeld. Nimmt ein Küchenstudio Barzahlungen entgegen, muss beschrieben werden, welches Kassensystem verwendet wird, wer darauf zugreifen kann und wie die Einnahmen erfasst werden. Erhalten Monteure beim Kunden eine Zahlung, ist ebenfalls zu regeln, wie das Geld dokumentiert, weitergegeben und auf das Geschäftskonto eingezahlt wird.
Die Dokumentation kann grundsätzlich als strukturiertes Textdokument angelegt und durch Tabellen, Screenshots oder Ablaufgrafiken ergänzt werden. Entscheidend ist nicht die äußere Form, sondern dass sie verständlich, vollständig und aktuell ist. Eine Beschreibung, die mit der betrieblichen Wirklichkeit nichts mehr zu tun hat, hilft weder dem Unternehmen noch bei einer Prüfung.
Fehlt eine Verfahrensdokumentation ganz oder ist sie unvollständig, bedeutet das zwar nicht automatisch, dass das Finanzamt die gesamte Buchführung verwerfen darf. Spätestens wenn dadurch aber Geschäftsvorfälle, Datenwege oder Kontrollen nicht mehr nachvollzogen werden können, entsteht bei einer Betriebsprüfung ein ernst zu nehmender formeller Mangel, der zu hohen Hinzuschätzungen des Umsatzes führt. Wer keine belastbare Dokumentation vorlegen kann, macht sich gegenüber dem Finanzamt deshalb unnötig angreifbar.

Nachvollziehbare Wege
Besonders anschaulich wird der Nutzen bei Eingangsrechnungen. Diese können heute an eine zentrale E-Mail-Adresse geschickt und automatisch in ein Belegportal übertragen werden. Dort prüft beispielsweise zunächst der zuständige Mitarbeiter, ob Ware oder Leistung tatsächlich eingegangen sind. Anschließend gibt die Studioleitung die Rechnung frei, bevor sie in der Buchhaltung verbucht und zur Zahlung angewiesen wird. Ein solches Verfahren schafft Übersicht. Es kann nachvollzogen werden, wer eine Rechnung wann geprüft und freigegeben hat. Gleichzeitig sinkt das Risiko, dass Belege in persönlichen Postfächern liegen bleiben, doppelt bezahlt werden oder ungeprüft in die Buchhaltung gelangen. Die Digitalisierung ersetzt dabei nicht die kaufmännische Kontrolle. Sie macht sie vielmehr transparenter und besser steuerbar. Ähnliches gilt für den Rechnungsausgang. Werden Auftragsdaten direkt aus der Planung übernommen, müssen Preise, Adressen und Leistungsbestandteile nicht erneut erfasst werden.

Betriebswirtschaftlicher Nutzen
Die Verfahrensdokumentation wird häufig lediglich als Forderung des Finanzamts wahrgenommen. Dabei kann bereits ihre Erstellung einen erheblichen betrieblichen Nutzen haben. Wer seine Abläufe Schritt für Schritt beschreibt, erkennt schnell, wo es hakt. Die Dokumentation wird so zu einem Instrument der Prozessoptimierung. Sie erleichtert die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, sichert Vertretungen bei Urlaub oder Krankheit und schafft verbindliche Arbeitsweisen. Zudem macht sie sichtbar, wo Programme nicht ausreichend miteinander verknüpft sind oder vorhandene Funktionen bislang ungenutzt bleiben. Die Umstellung kann zunächst Aufwand und Investitionen verursachen. Langfristig nimmt ein passendes System jedoch Arbeit ab. Die Bestandsaufnahme ist deswegen unerlässlich und der Ausgangspunkt für den Weg in eine echte Digitalisierung. Wichtig dabei: Die Dokumentation ist ein Work-in-Progress: Ändert sich eine Software, wird eine neue Schnittstelle eingerichtet oder übernimmt ein anderer Mitarbeiter die Rechnungsfreigabe, muss auch die Dokumentation angepasst werden. Sie ist kein Papier für die Schublade, sondern ein lebendes Abbild der betrieblichen Organisation.

Das Finanzamt prüft zunehmend digital
Auch die Betriebsprüfung hat sich durch die Digitalisierung verändert. Früher erhielt der Prüfer vor allem Ordner mit Rechnungen, Kontoauszügen und Belegen. Heute liegen steuerlich relevante Informationen häufig zusätzlich in Planungs-, Kalkulations-, Warenwirtschafts-, Kassen- und Rechnungssystemen. Umso wichtiger ist es, dass ein Betrieb seine eigenen Datenbestände kennt und erklären kann, wie sie zustande gekommen sind. Spätestens bei der digitalen Steuerprüfung wird sofort klar, warum sich eine saubere Verfahrensdokumentation lohnt. Denn wer seine Prozesse erst klärt, wenn der Prüfer vor der Tür steht, hat ein Problem.
Welche elektronischen Daten das Finanzamt anfordern kann, wie digitale Prüfungen ablaufen und welche neuen Auswertungsmöglichkeiten sich daraus ergeben, wird deshalb Thema eines der kommenden Beiträge sein. Für den Moment gilt: Wer seine Prozesse kennt, sie sinnvoll organisiert und nachvollziehbar dokumentiert, schafft dafür die beste Ausgangslage.

Der Autor Ingo Anneken ist seit 2009 Geschäftsführer der SEB Steuerberatung. Gemeinsam mit seinen Kollegen unterstützt er die Kunden über die klassische Steuerberatung hinaus hinsichtlich einer Vielzahl an betriebswirtschaftlichen Fragen – von der Rechtsformoptimierung bis hin zur Existenzgründung. Zudem ist er Fachberater für Unternehmensnachfolge (DStV e.V.). Die SEB Steuerberatung beschäftigt 50 Mitarbeiter und ist seit 1990 auf den Kücheneinzelhandel spezialisiert. www.seb-steuerberatung.de