Kochevents aus Steuersicht
Ingo Anneken. Foto: SEB
Menschen kaufen von Menschen. Gerade bei Investitionen wie einer neuen Küche entscheidet am Ende nicht nur die Planung, sondern auch das Vertrauen. Deswegen sind Empfehlungen so wertvoll: Die Hälfte der neuen Küchenkunden kommt nicht über klassische Werbung, sondern über Empfehlungen. Küchenstudios sollten deswegen jeden Kunden wie König oder Königin behandeln. Denn für eine Weiterempfehlung muss der Kunde zufrieden sein, sowohl mit der Arbeit des Küchenstudios als auch mit der Küche selbst. Der Blick auf Formate, die bestehende Kundenbeziehungen vertiefen und neue Kontakte schaffen, lohnt sich deshalb. Ein Kochabend ist dafür ideal: Er zeigt die Küche in ihrer Funktion, macht Technik erlebbar und schafft eine Atmosphäre, in der man leichter ins Gespräch kommt als im klassischen Verkaufsgespräch.
Kochen beim Kunden
Ein guter Anlass dafür ist die fertig montierte Küche selbst. Ist die Küche gekauft, aufgebaut und ausgestattet, laden die neuen Küchenbesitzer Freunde, Familie oder Bekannte zur Einweihung ein. Das Küchenstudio, das den Vorschlag zu dieser Feier gemacht hat, beteiligt sich, indem es Lebensmittel besorgt, den Kochvorgang begleitet und bei der Organisation des Abends hilft. Je nach Volumen des Auftrags kann auch ein Koch engagiert werden. Wenn der Gastgeber die Getränke stellt, können die Küchenstudio-Inhaber zum Aperitif einladen – und diese Gelegenheit nutzen, um sich, die Küche und ihre Funktionen kurz vorzustellen. So wird aus einer Einweihung ein Abend, der nicht nur Wertschätzung gegenüber dem Käufer zeigt, sondern den Bekanntenkreis des Neukunden an das Studio heranführt.
Kochen im Studio
Auch im Küchenstudio selbst ist ein Kochabend mehr als bloße Kundenpflege. Hier können Geräte vorgeführt oder Funktionen erklärt werden. Wer Käufer, Interessenten, Stammkunden oder sonst Kücheninteressierte plus deren Begleitung ins Studio einlädt, verbindet Produktpräsentation mit persönlicher Nähe. Gerade bei hochwertigen Geräten oder erklärungsbedürftigen Ausstattungen ist das ein erheblicher Vorteil. Der Geruch von Kochen und Backen gehört zur Küche dazu und macht die Ausstellung lebendig. Deshalb sollte im Küchenstudio regelmäßig gekocht und gebacken werden.
Die Besonderheit solcher Veranstaltungen liegt darin, dass sie selten nur einen Zweck erfüllen. Sie sind ein Dankeschön, Serviceleistung, Marketingmaßnahme und im besten Fall ein Auslöser für Empfehlungen. Deshalb sind solche Abende für Werbung und Weiterempfehlung so wertvoll: Wer Technik, Atmosphäre und Beratung positiv erlebt, spricht darüber weiter – oft glaubwürdiger als jede Anzeige. Wichtig ist, dass man die steuerliche Einordnung nicht vergisst.
Zusätzlicher Werbeeffekt
Manche Händler gehen noch einen Schritt weiter und stellen ihre Räumlichkeiten einer Kochschule zur Verfügung oder betreiben entsprechende Formate selbst. Selbst wenn zur Deckung der Kosten Einnahmen erzielt werden, bleibt der Werbeeffekt hoch: Das Studio wird regelmäßig belebt, Geräte werden im laufenden Einsatz gezeigt und neue Kontakte entstehen fast nebenbei. Steuerlich ist genau darauf zu achten, ob im Einzelfall eine Werbe- und Verkaufsveranstaltung, eine klassische Bewirtung oder ein eigenständiges Angebot vorliegt.
Bewirtung oder Werbung?
Steuerlich entscheidet vor allem die Frage, welchen Charakter die Veranstaltung im Schwerpunkt hat. Stellt sie sich als Bewirtung dar, sind die angemessenen Aufwendungen grundsätzlich nur zu 70 Prozent als Betriebsausgaben abziehbar; 30 Prozent bleiben nicht abzugsfähig. Der Vorsteuerabzug bleibt bei ordnungsgemäß nachgewiesenen Bewirtungsaufwendungen grundsätzlich erhalten. Anders ist die Lage, wenn der Werbe- und Verkaufszweck klar im Vordergrund steht. Werden die Küche, einzelne Geräte oder das Kocherlebnis gezielt zur Kundenansprache und Verkaufsförderung eingesetzt, spricht viel dafür, die Veranstaltung eher als Marketing- oder Verkaufsmaßnahme einzuordnen. Wird zum Beispiel ein neuer Backofen vorgestellt und dabei kleine Kostproben gereicht, liegt steuerlich keine Bewirtung vor. Dies wäre wie der Kaffee, der im Verkaufsgespräch angeboten wird, als Aufwendung zu werten.
Anders ist es bei einer ganzen Mahlzeit. Dann sind die Kosten grundsätzlich in voller Höhe als Betriebsausgaben abzugsfähig. Die Einkommensteuer-Hinweise nennen dafür ausdrücklich Produkt- bzw. Warenverkostungen mit unmittelbarem Zusammenhang zum Verkauf; solche Aufwendungen können unbegrenzt als Werbeaufwand abgezogen werden. Das gilt auch dann, wenn ein Dritter die Veranstaltung durchführt. Die Abgrenzung ist: Geht es ums Essen oder um das Erleben eines Produkts, das verkauft wurde oder verkauft werden soll.
Das Gesamtbild entscheidet
Ob das Finanzamt von Bewirtung oder eher von Werbung ausgeht, hängt vom Gesamtbild ab. Je stärker sich die Veranstaltung als geselliger Abend ohne klaren Produkt- oder Verkaufsbezug darstellt, desto eher wird sie als klassische Bewirtung eingeordnet. Kritisch kann es dann werden, wenn Termine auffällig in der Nähe privater Anlässe wie Geburtstagen, Jubiläen oder Familienfeiern liegen. Dann verschwimmt die betriebliche Veranlassung schnell mit privaten Motiven – und das ist steuerlich problematisch. Wer Kochabende als Marketinginstrument nutzen will, sollte deshalb einen klaren Anlass, ein erkennbares Ziel und einen nachvollziehbaren Ablauf definieren. Nicht jede Einladung zum Kochen ist Werbung. Aber jede Veranstaltung lässt sich so gestalten, dass ihr betrieblicher Zweck sichtbar wird.
Ohne Dokumentation schwierig
So sympathisch und informell solche Events wirken mögen – gegenüber dem Finanzamt zählen Belege und Dokumentation. Wer steuerlich auf der sicheren Seite sein will, sollte Einladung, Datum, Ort, Anlass und Ablauf festhalten. Ebenso sinnvoll sind Teilnehmerlisten, ein Vermerk zum Ziel der Veranstaltung, ein Programm, gegebenenfalls eine Speisekarte oder Rezepte, Rechnungen und – wenn passend – Fotos. Diese Unterlagen helfen gleich doppelt: Sie dokumentieren die betriebliche Veranlassung und machen erkennbar, dass es sich nicht nur um einen geselligen Abend gehandelt hat. Je klarer sichtbar wird, dass die Veranstaltung dem Empfehlungsmarketing, der Kundenbindung oder der Verkaufsanbahnung diente, desto besser lässt sich ihre steuerliche Behandlung begründen. Bewirtung findet steuerlich nicht nur im Restaurant statt, sondern auch in den eigenen Räumen oder sogar beim Kunden. Nach der Verkehrsauffassung sind auch kleine Speisen wie gelegte Brote Salate oder ähnliches als Bewirtung zu sehen – sofern sie nicht nur geringfügig sind. Entscheidend ist nicht allein der Preis, sondern die Anzahl der Personen und die Menge der gelieferten Speisen. Wichtig ist die gesonderte Aufzeichnung in der Buchhaltung.
Mit betriebswirtschaftlichem Blick
Auch betriebswirtschaftlich sollten Kochevents nicht nur nach Bauchgefühl bewertet werden. Sie kosten Zeit, Personal und Material. Sinnvoll sind sie deshalb dann, wenn sie nicht bloß nett gemeint sind, sondern bewusst als Teil des Marketings eingesetzt werden. Wer Teilnehmer, Folgekontakte und daraus entstehende Beratungstermine im Blick behält, kann besser einschätzen, ob sich das Format rechnet – und stärkt die Argumentation, dass die Veranstaltung betrieblich veranlasst war. Die Rücksprache mit dem Steuerberater ist deshalb sinnvoll – sowohl für die Einordnung des Formats als auch für die richtige buchhalterische Erfassung.
Steuerliche Checkliste für Kochevents
- Grund der Bewirtung festhalten: Anlass, Ziel und Werbe- oder Verkaufsbezug sollten dokumentiert sein.
- Teilnehmer der Bewirtung aufzeichnen: mit vollständigen Namen, auch bei größeren Gruppen, bei Veranstaltungen reicht auch die Bezeichnung der Gruppe plus Personenzahl.
- Tag und Ort der Bewirtung aufzeichnen.
- Höhe der Aufwendungen: Belege für den Einkauf von Speisen und Getränke je Veranstaltung zusammenstellen.
- Bewirtung gesondert buchen: einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben auf eigenen Buchungskonten.
- Zeitnahe Aufzeichnungen: grundsätzlich binnen etwa 14 Tagen bis max. etwa 1 Monat nach der Bewirtung.
- Geschäftlich veranlasste Bewirtungen: 30 Prozent der Kosten sind steuerlich nicht als Betriebsausgabe abziehbar; die Vorsteuer bleibt grundsätzlich voll abziehbar.
- Werden die Aufzeichnungspflichten nicht erfüllt, sind die Betriebsausgaben insgesamt nicht abziehbar.
- Mitarbeiterbewirtungen sind vollabzugsfähig und klar unterscheidbar zu führen.
Der Autor Ingo Anneken ist Geschäftsführer der SEB Steuerberatung. Gemeinsam mit seinen Kollegen unterstützt er die Kunden über die klassische Steuerberatung hinaus hinsichtlich einer Vielzahl an betriebswirtschaftlichen Fragen – von der Rechtsformoptimierung bis hin zur Existenzgründung. Zudem ist er Fachberater für Unternehmensnachfolge (DStV e.V.). Die SEB Steuerberatung beschäftigt 50 Mitarbeiter und ist seit 1990 auf den Kücheneinzelhandel spezialisiert.