E‑Rechnung 2026: Langsam wird es ernst

Eins vorweg: Die E-Rechnung ist eigentlich eine gute Sache. Die beschleunigt Rechnungsprozesse, minimiert Fehlerquellen, senkt Kosten und ist gut für die Umwelt. Jetzt zu starten, ist also sinnvoll. Und die erste Frage lautet: Was meint der Gesetzgeber mit „E-Rechnung“? Eine solche ist nämlich nicht einfach irgendeine digital versandte Rechnung, sondern eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein per E‑Mail verschicktes PDF ist deshalb seit 2025 keine E‑Rechnung mehr, sondern nur noch eine „sonstige Rechnung“. Digital heißt also nicht automatisch e‑rechnungsfähig.

Empfang und Ausstellung laufen nicht parallel
Für 2026 ist vor allem eines wichtig: Die Pflicht zur Ausstellung und die Pflicht zum Empfang laufen zeitlich nicht deckungsgleich. Den Empfang einer E‑Rechnung müssen Unternehmen bereits seit 2025 sicherstellen. Rechtlich reicht dafür ein einfaches E‑Mail‑Postfach aus. Gleichzeitig darf bei der Ausstellung in vielen Fällen noch mit Papier oder PDF gearbeitet werden, denn bis zum 31. Dezember 2026 können sich alle Rechnungsaussteller noch dafür entscheiden, statt einer E‑Rechnung eine sonstige Rechnung zu verwenden. Papier ist dabei immer zulässig, ein PDF oder ein anderes unstrukturiertes elektronisches Format aber nur dann, wenn der Empfänger zustimmt. Wichtig ist dabei die saubere Trennung: Im B2C-Bereich bleibt die Zustimmung des Empfängers zur elektronischen Rechnungstellung Voraussetzung. Im B2B-Bereich ist die E-Rechnung dagegen Pflicht.

2026 ist ein Übergangsjahr mit Handlungsdruck
Deshalb ist 2026 ein Übergangsjahr mit praktischer Relevanz: Der Eingang strukturierter Rechnungen muss funktionieren, doch auf der Ausgangsseite dürfen alte Gepflogenheiten weiterlaufen. Das ist zwar zulässig, organisatorisch aber riskant. Die zeitliche Abfolge ist eindeutig: Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Bis Ende 2026 dürfen sie im Rechnungsausgang noch Papier oder – mit Zustimmung des Empfängers – PDF verwenden. Ab 2027 gilt diese Erleichterung nur noch für Aussteller mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro – und zwar nur bis Ende 2027. Außerdem bleibt ein nicht vollständig e‑rechnungsfähiges EDI‑Verfahren noch befristet zulässig.

Es gibt Ausnahmen – aber weniger, als viele denken
Wo es Regeln gibt, gibt es auch Ausnahmen: Die Verpflichtung greift nicht bei Rechnungen an Endverbraucher und auch nicht bei vielen steuerfreien Umsätzen. Darüber hinaus gibt es Fälle, in denen trotz bestehender Rechnungspflicht keine E‑Rechnung ausgestellt werden muss, etwa bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, bei Fahrausweisen oder bei Leistungen von Kleinunternehmern. Maßgeblich ist, ob es sich um eine Leistung zwischen Unternehmern handelt. Die Verpflichtung zur E-Rechnung gilt also auch dann, wenn der Rechnungsempfänger selbst nur steuerfreie Umsätze ausführt – etwa als Vermieter einer Wohnung. Wenn beim Küchenkauf nicht klar ist, ob die Küche von oder für ein Unternehmen angeschafft wird, ist die Nachfrage in der Bedarfsanalyse sinnvoll. Die Pflicht zur E-Rechnung erstreckt sich auch auf Barverkäufe und Bareinkäufe: Bei B2B-Geschäften ab 250 Euro reicht ein einfacher Kassenbeleg grundsätzlich nicht aus. Das betrifft nicht nur Verkäufe des Küchenstudios, sondern im Gegenzug auch typische Bareinkäufe des Betriebs – etwa im Bau- oder Supermarkt, beim Tanken oder beim Geschäftsessen.
Das hat auch Auswirkungen auf den Vorsteuerabzug: Wo eine E-Rechnung verpflichtend ist, genügt eine sonstige Rechnung dem Grunde nach nicht. Sie kann allerdings durch eine E-Rechnung berichtigt werden, die spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung Bezug nimmt. Der Vorsteuerabzug soll also nicht allein deshalb verloren gehen, weil die Rechnung zunächst im falschen Format ausgestellt wurde – vorausgesetzt, der Leistungsempfänger durfte davon ausgehen, dass der Aussteller sich noch auf die Übergangsregelungen berufen konnte.

Für Küchenhändler beginnt die Umstellung im Alltag
Für Küchenhändler stellt sich damit nicht die Frage, ob sie sich mit der E‑Rechnung beschäftigen müssen, sondern wo sie anfangen. Der erste Schritt ist meist banaler, als viele denken: Es braucht einen definierten Empfangsweg, klare Zuständigkeiten und die Entscheidung, wie eingehende Dateien geprüft, visualisiert, archiviert und an die Buchhaltung weitergegeben werden. Denn auch wenn der Rechnungsempfänger nicht verpflichtet ist, jede E‑Rechnung vollständig automatisiert weiterzuverarbeiten, muss er sie empfangen und aufbewahren können. Das ist weniger eine IT‑Großbaustelle als eine Frage sauberer Abläufe. Bei vielen Betrieben ist dieser Rechnungseingang inzwischen bereits eingerichtet. Der eigentliche Fokus liegt 2026 deshalb zunehmend auf dem Rechnungsausgang.

XRechnung und ZUGFeRD sind mehr als Technikbegriffe
Der zweite Schritt betrifft die Formate. In Deutschland sind vor allem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 relevant; beide erfüllen die umsatzsteuerlichen Anforderungen, sofern sie den Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Für viele kleinere Betriebe ist dabei wichtig zu verstehen, dass XRechnung in der Regel keine klassische PDF‑Darstellung mitliefert. Sie ist im Kern eine strukturierte XML‑Datei, die oft erst über einen Viewer lesbar wird. Das BMF verweist hierfür ausdrücklich auf kostenfreie Möglichkeiten; inzwischen gibt es auch über ELSTER einen E‑Rechnungsviewer für XRechnung und ZUGFeRD.
Für Küchenhändler stellt sich damit sehr konkret die technische Frage: Mit welcher Software wird die E-Rechnung künftig fakturiert? Bietet die bereits genutzte Planungssoftware oder das Warenwirtschaftssystem die E-Rechnung schon an? Gerade hier liegt ein praktischer Knackpunkt. Wird für den Rechnungsausgang eine zusätzliche Software eingesetzt, führt das häufig zu einem Systembruch: Daten aus Planung, Auftrag oder Warenwirtschaft werden dann nicht sauber übernommen, sondern müssen manuell übertragen werden. Das kostet nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Fehleranfälligkeit.

Für Küchenstudios besonders wichtig: Anzahlungen und Schlussrechnungen
Besonders relevant für den Küchenhandel ist ein Punkt, der in vielen allgemeinen Ratgebern untergeht: die Verbindung von E‑Rechnung und Anzahlungslogik. In Küchenstudios sind Anzahlungen, Abschläge und Endrechnungen keine Ausnahme, sondern Alltag. Genau hier hat das BMF eine praxisnahe Klarstellung getroffen. Wird die Endrechnung als E‑Rechnung erstellt, dürfen vereinnahmte Teilentgelte weiterhin in einem beigefügten unstrukturierten Anhang abgesetzt werden – vorausgesetzt, im strukturierten Teil der E‑Rechnung wird ausdrücklich auf diese Anlage hingewiesen. Das ist für die Branche wichtig, weil sich damit die in der Praxis verbreitete Schlussrechnungslogik auch in der Welt der E‑Rechnung abbilden lässt.

Archivierung ist kein Nebenthema
Ebenso wichtig ist die Archivierung. Bei E‑Rechnungen genügt es nicht, nur eine gut lesbare PDF‑Ansicht abzulegen. Umsatzsteuerlich muss zumindest der strukturierte Ursprungsteil der Rechnung unversehrt in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt werden. Das BMF nennt hierfür derzeit eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Für die betriebliche Praxis heißt das: Wer E‑Rechnungen zwar empfangen, aber nicht sauber im Ursprungsformat archivieren kann, hat das Thema nur zur Hälfte gelöst. Spätestens an dieser Stelle reicht es nicht mehr, Rechnungen einfach auszudrucken oder Screenshots abzulegen.

Rückfrage beim Steuerberater kann Prozesse vereinfachen
Grundsätzlich sollte der gesamte Rechnungsausgang auf E-Rechnung umgestellt werden – nicht nur die B2B-Fälle. Ein einheitlicher Prozess ist in der Praxis meist einfacher als die parallele Steuerung verschiedener Rechnungslogiken für B2B und B2C. Für eine Übergangszeit kann es allerdings sinnvoll sein, B2B-Rechnungen über einen zweiten Rechnungsnummernkreis aus einer zusätzlichen Software zu schreiben. Unabhängig vom gewählten Modell ist die Rücksprache mit dem Steuerberater entscheidend. Zum einen kann über die bereits eingesetzte Buchhaltungssoftware – etwa DATEV – oft ein Faktura-Modul für den E-Rechnungs-Ausgang zur Verfügung gestellt werden. Zum anderen sollten die Schnittstellen zwischen den vor Ort eingesetzten Programmen und der Finanzbuchhaltung bei der Auswahl der Software eine zentrale Rolle spielen.
Die E‑Rechnung ist kein Selbstzweck. Sie zwingt Betriebe aber dazu, ihre Rechnungsprozesse zu ordnen – und genau darin liegt auch die Chance. Für den Küchenhandel, der oft mit Anzahlungen, Schlussrechnungen, Herstellerbelegen und wenig personeller Reserve in der Buchhaltung arbeitet, ist das besonders relevant. 2026 ist deshalb nicht mehr das Jahr der Frage, ob man anfangen sollte. Es ist das Jahr, in dem man die Umstellung besser abgeschlossen haben sollte, bevor die formalen Pflichten zu Engpässen in der Praxis führen.

www.seb-steuerberatung.de

E-Rechnung im Küchenstudio – die wichtigsten To-dos

• Rechnungseingang bündeln: E-Rechnungen sollten zentral in einem festen Postfach eingehen.
• Lesbarkeit sicherstellen: XRechnung braucht meist einen Viewer; bei ZUGFeRD ist der XML-Teil entscheidend.
• Prüfung organisieren: Eingangsrechnungen müssen geprüft, freigegeben und weiterverarbeitet werden.
• Richtig archivieren: Aufbewahrt wird der strukturierte Originaldatensatz – nicht nur ein PDF-Ausdruck.
• Ausgangsrechnungen prüfen: Vor dem Versand klären, ob bereits eine verpflichtende E-Rechnung vorliegt.
• Geeignetes Format nutzen: Rechnungen sollten direkt in XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt werden.
• Anzahlungen sauber lösen: Bei Endrechnungen muss die Verrechnung von Teilentgelten korrekt eingebunden sein.

Zum Autor
Gemeinsam mit seinen Kollegen der SEB Steuerberatung unterstützt Geschäftsführer Ingo Anneken die Kunden über die klassische Steuerberatung hinaus hinsichtlich einer Vielzahl an betriebswirtschaftlichen Fragen – von der Rechtsformoptimierung bis hin zur Existenzgründung. Zudem ist er Fachberater für Unternehmensnachfolge (DStV e.V.). Die SEB Steuerberatung beschäftigt 50 Mitarbeiter und ist seit 1990 auf den Kücheneinzelhandel spezialisiert. Derzeit betreut die Beratungsgesellschaft rund 80 Kücheneinzelhandelsunternehmen.