Digitale Kommunikation für alle
Personalleiter Thomas Hagen: „Bei der neuen digitalen Plattform waren uns nicht die aktuellen Informationen wichtig, sondern auch der Austausch und die Vernetzung im Unternehmen.“ Foto: Blum
Bereits 2018 führte Blum den „Digitalen Arbeitsplatz“ ein, um die virtuelle Zusammenarbeit und den Austausch untereinander sowie den Informationsfluss und den Wissenstransfer unter den über 8.800 Beschäftigten zu erleichtern. Seither werden alle News aus dem Unternehmen und dem persönlichen Umfeld der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in einer zentralen Plattform für Informationen, Kommunikation und Services zusammengefasst. Während die Mitarbeitenden in der Verwaltung davon vielschichtig profitieren, standen die mehr als 2.500 Kolleginnen und Kollegen in den Vorarlberger Produktionswerken weitgehend außen vor. Denn sie haben nicht ohne Weiteres Zugang zu Computern und E-Mail. So erfuhren die Produktionsmitarbeitenden Unternehmensinformationen über ihre Vorgesetzten oder über ein „Oranges Brett“. Das bedeutete, dass sie persönlich anwesend sein mussten, um an wichtige Informationen zu kommen. Aufgrund massiver Einschränkungen des öffentlichen und beruflichen Lebens während der Corona-Pandemie stellte dies den Beschlägehersteller vor zusätzliche Herausforderungen.
Einheitliche Lösung konzipiert
„Wir brauchten eine Möglichkeit, die Mitarbeitenden schnell und effizient zu erreichen und wollten zusätzlich Unklarheiten und Unsicherheiten im Zusammenhang mit COVID-19 abbauen“, erzählt Thomas Hagen, Personalleiter beim Vorarlberger Familienunternehmen, und fügt an: „Es gab viele Fragen wie ‚Wie wird sich die Pandemie auf meinen Job auswirken?‘ oder ‚Welche neuen Richtlinien wird es im Werk geben?‘. Wir haben im ersten Schritt eine kurzfristige Lösung entwickelt.“ Das Ziel war von Anfang an, eine zentrale Plattform zu schaffen, die als Desktop- und Mobile-Version läuft, intuitiv ist und für alle Beschäftigten weltweit funktioniert.
Ein „perfekter Partner“
Mit Microsoft hat Blum nach eigener Einschätzung „den perfekten Partner gefunden“, dieses Vorhaben umzusetzen „Wir haben die Anforderungen aus den unterschiedlichen Fachbereichen eingeholt und mit konkreten Anwendungsfällen Input an den Softwarehersteller weitergeleitet“, gibt Systemadministrator Markus Meusburger Einblick in den Prozess. Als sogenannter „Early Adopter“ arbeitete Blum mit Microsoft an der Entwicklung des neuen Produktes „Viva Connections“ mit. „Die Lösung mit Microsoft hatte für uns zudem den Vorteil, dass wir bereits über die passende Infrastruktur und das notwendige Know-how sowohl in der IT als auch der Personalabteilung verfügten“, erklärt Meusburger. Für den Zugriff auf ‚Viva Connections‘ kommt Microsoft Teams zum Einsatz und die Beschäftigten finden auf der Plattform zentralisierte Unternehmensnachrichten sowie Services.
Plattform mit vielen Möglichkeiten
„Viva Connections“ kann von allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern genutzt werden. Damit trägt Blum dazu bei, dass alle im Unternehmen Zugang zu Technologie und Informationen erhalten. Thomas Hagen dazu: „Wir sind haben zwar viele Mitarbeitende, sind aber dennoch eher wie eine große Familie und eine enge Zusammenarbeit mit persönlichem Austausch ist für uns ganz wichtig. Unsere Werte beruhen auf dem gegenseitigen Dialog, es geht um Kommunikation in beide Richtungen.“ Die Mitarbeitenden setzen die zentrale Plattform für die unterschiedlichsten Dinge ein – von der Kommunikation mit Kolleginnen und Kollegen über die Beantragung von Urlaub oder die Einsichtnahme in Lohnabrechnungen bis hin zu administrativen Aufgaben: „Wir wollen unsere Beschäftigten regelmäßig auf dem Laufenden halten und wir überzeugt, dass sich das positiv auswirkt“, so der Personalleiter weiter. „Außerdem profitieren die Beschäftigten durch die Plattform ganz konkret in Form von Rabatten bei lokalen Partnern und der Möglichkeit, die Pausenverpflegung online direkt an ihren Arbeitsplatz zu bestellen. Das gibt dem Ganzen eine persönliche Note und sorgt für eine breite Akzeptanz“, ergänzt Markus Meusburger.
Menschen vernetzen
Die Mitarbeitenden können auch Communitys für gemeinsame Aktivitäten bilden, wie zum Beispiel Klettern, Laufen oder sogar Steuerfragen. „Wir vernetzen die Menschen mit dem Unternehmen und auch untereinander. So können sich Beschäftigte aus den Büros und den Werkhallen gemeinsam zu Aktivitäten verabreden“, weiß Thomas Hagen und fügt abschließend an: „Wir bringen Leute zusammen, die sich am Arbeitsplatz vielleicht nicht begegnen würden. Das hilft, ein tieferes Verständnis für die Arbeit der anderen zu gewinnen und das eigene Netzwerk zu erweitern.“